Pagos y gastos de caja
Cómo anotar lo que pagás y la plata que entra sin ser una venta, para que cierre el arqueo y cierre el resultado del mes.
Cuando cargás un movimiento de caja, el sistema te pide dos cosas: una categoría y un medio de pago. Parecen lo mismo y no lo son. Cada una contesta una pregunta distinta, y entender cuál es cuál resuelve casi todas las dudas:
| La pregunta | La contesta | Se ve en |
|---|---|---|
| ¿Esto es un gasto del negocio? | La categoría | Resultado del Negocio |
| ¿De qué bolsillo salió o entró? | El medio de pago | Cierre de caja |
Por eso un pago partido no es un problema: si le pagaste al proveedor una parte en efectivo y otra por transferencia, son dos movimientos con la misma categoría y distinto medio. El resultado del mes lo ve como un solo gasto; el cierre te descuenta del cajón nada más que la parte en efectivo.
Los cuatro casos
| Lo que pasó | Ingreso o egreso | Categoría | Medio |
|---|---|---|---|
| Trajiste efectivo de afuera para poder pagar | Ingreso | Aporte de socios / Ingreso de fondos | Efectivo |
| Le pagaste al proveedor con billetes | Egreso | Proveedores | Efectivo |
| Le pagaste una parte en efectivo y otra por transferencia | Dos egresos | Proveedores en los dos | Efectivo / Transferencia |
| Le pagaste todo por transferencia | Egreso | Proveedores | Transferencia |
La regla corta: todo peso que entra o sale del cajón se anota siempre. Lo que decide si ese movimiento pesa en el resultado del mes es la categoría, no el hecho de anotarlo.
El efectivo que traés de afuera
Es el que más se equivoca, y el que más ensucia los números.
Esa plata no es una venta: es tuya, la trajiste de tu bolsillo o la sacaste del banco. Si la anotás como ingresos varios, el sistema la cuenta como plata que ganó el negocio y el resultado del mes te va a dar de más por todo ese monto. Encima no hay nada que lo compense, porque lo que le pagaste al proveedor no se cuenta como gasto (más abajo está el porqué).
Va a una categoría de especie capital: Aporte de socios, o una que se llame Ingreso de fondos si la plata vino del banco. Así sube el efectivo que el cierre espera encontrar —que es lo correcto, porque esos billetes están en el cajón— sin ensuciar la ganancia.
Y no se puede dejar de anotarla. Si la plata entró al cajón y después salió para el proveedor, pero sólo anotaste la salida, el cierre te va a marcar un faltante que no existe. Cuando el arqueo empieza a dar diferencias inventadas, uno deja de mirarlo — y ahí perdiste el control de verdad.
Pagar desde una cuenta del banco
Si pagaste por transferencia, el medio es Transferencia y listo: esa plata nunca estuvo en el cajón, así que el cierre no te la va a pedir.
El dato de qué banco y qué factura va en el campo Detalle, que es el que después ves al abrir la categoría en el Resultado del Negocio.
¿Y si querés el total separado por cuenta, sin depender de lo que alguien escriba? Se puede: se crea un medio de pago por cuenta —Transferencia Galicia, Transferencia Macro— sin botón de cobro, y cada uno queda como su propio renglón en el cierre. Es una configuración de una sola vez: pedínosla y te la dejamos armada.
Elegí bien los nombres la primera vez. Un medio de pago que ya se usó no se puede borrar —quedarían cobros huérfanos—, sólo se le saca el botón para que deje de ofrecerse.
Por qué lo del proveedor no figura como gasto
Porque ya se cuenta cuando esa mercadería se vende. El Resultado del Negocio descuenta el costo de lo que vendiste; si además restara lo que le pagaste al proveedor, estaría contando la misma mercadería dos veces: el mes que comprás mucho daría pérdida y el siguiente, ganancia inventada.
Lo mismo con los retiros de socios: sacar plata para uso personal es repartir la ganancia, no un costo de producirla. Tampoco entra al resultado.
Los dos siguen apareciendo en la pantalla —abajo del resultado dice «fuera del resultado» y cuánto fue—, porque esa plata efectivamente salió del cajón y esconderla no ayudaría a nadie.
Ojo con una cosa: si tus artículos no tienen precio de costo cargado, el sistema no puede calcular cuánto te costó lo que vendiste. La mercadería queda afuera del resultado por los dos lados y la ganancia se ve mucho más alta de lo que es. El informe te lo avisa con un cartel que dice cuántos renglones vendidos no tienen costo. Una estimación razonable ya alcanza para que el número sirva; se afina después.
¿Y si ya cargaste todo como «varios»?
Pasa siempre, y tiene arreglo. Es normal arrancar poniendo todo en ingresos varios y egresos varios hasta agarrarle la mano a las categorías.
Los movimientos ya cargados se pueden reclasificar, y los importes no se tocan: el cierre de cada turno queda exactamente igual y lo único que cambia es de qué lado caen en el resultado. No hay que volver a cargar nada ni empezar el mes de nuevo.
Esa corrección la hacemos nosotros sobre tu base: escribinos por WhatsApp con el período a ordenar. Lo que conviene es hacerlo una vez y de ahí en más cargar con la categoría correcta, que lleva el mismo tiempo que poner «varios».
Repasar las categorías una vez
Cada categoría tiene una especie, que es lo que le dice al sistema qué hacer con ella:
| Especie | Qué va ahí | En el resultado |
|---|---|---|
| Operativo | Sueldos, alquiler, servicios, descartables, limpieza, publicidad | Suma o resta |
| Mercadería | Lo que comprás para revender | Afuera: ya se cuenta al venderse |
| Financiero | Comisiones, gastos bancarios, intereses | Resta |
| Capital | Aportes, retiros, plata que traés del banco | Afuera: no es resultado |
Las categorías que vienen de fábrica ya están bien clasificadas. Las que creaste vos quedaron como «operativo», así que si agregaste alguna, vale la pena mirarlas una vez en Caja → Categorías.
Los descartables y la limpieza son operativos, no mercadería, aunque se los compres al mismo proveedor. La diferencia es si eso forma parte del costo de un artículo que vendés: un pote de helado que revendés sí, el rollo de papel no. Si los marcaras como mercadería desaparecerían del resultado sin que nadie los contara en ningún lado.
Lo que este informe no es
El Resultado del Negocio es el número con el que decidís vos, no el que firma tu contador: no depura IVA, no conoce amortizaciones y no devenga nada. Sirve para saber si el mes cerró bien y en qué se te va la plata, que es la pregunta de todos los días.
Y avaFAC no lleva el saldo de tu cuenta bancaria: el medio de pago dice por dónde salió la plata, no cuánto te queda en el banco.
Del otro lado del mostrador —con qué botón registrar cada cobro— está explicado en Medios de cobro.